Über einen Zeitraum von 12 Monaten hat die taraneon Consulting Group eine anonyme Umfrage auf Konferenzen, in Fachforen sowie unter Trainings- und Workshopteilnehmern zum Kenntnisstand von Geschäftsprozessen in ihrem Unternehmen durchgeführt.

Die Ergebnisse dieser Umfrage machen deutlich, weshalb viele Maßnahmen zur Prozessverbesserung hinter den gesetzten Erwartungen zurückbleiben. So gaben nur 35% der Befragten an, dass in ihrem Arbeitsbereich Transparenz über ihre Prozesse bestehe. Lediglich 20% der Mitarbeiter ist bekannt, wer für Prozesse verantwortlich ist. Ähnlich mangelhaft wird die interne Kommunikation von Prozessveränderungen empfunden: Nur 20% der Befragten erleben hier ein organisiertes und wirkungsvolles Vorgehen ihres Unternehmens.

Diese Ergebnisse zeigen, dass die organisatorischen Aufgaben des Prozessmanagements noch immer nicht erst genommen werden. Die Vernachlässigung des Prozesswissens bei Mitarbeitern hat deutliche Konsequenzen für die Prozessakzeptanz und führt zu erhöhten Anlaufkosten.

„Prozesse, die zwar technisch funktionieren, jedoch nicht verstanden werden, können weder die gewünschten Ziele erreichen noch bieten sie eine Grundlage für eine konsequente Weiterentwicklung“, kommentiert Thomas J. Olbrich, Geschäftsführer der taraneon Consulting Group, die Umfrageergebnisse. „Wenn innovative Themen wie Social BPM und Web 2.0 erfolgreich in Unternehmen verankert werden sollen, müssen die erkannten Wissensdefizite behoben werden. Prozesskompetenz der Mitarbeiter schlägt sich direkt in geringeren Projektkosten und steigender Unternehmensagilität nieder.“

Branchenübergreifend wurden für die Untersuchung insgesamt 1052 Beschäftigte aus kleinen und mittelständischen Unternehmen befragt.

Das ungewollte Löschen von Geschäftsunterlagen ist ein Problem in vielen deutschen Unternehmen. Wie die 1&1-Studie jetzt ermittelte, haben fast 44% der kleinen und mittelständischen Betriebe hierzulande diese Erfahrung bereits gemacht. Am häufigsten betroffen sind die Branchen Automobil und Transport, sowie Bildung und Erziehung. Auch im Dienstleistungssektor werden Materialien wie Texte oder Statistiken oft versehentlich entfernt. Mehr Sorgfalt zeigen hingegen die Bereiche Gesundheit, Gastronomie und Tourismus.

Neben dem unfreiwilligen Verlust von Dateien förderte die 1&1-Umfrage weitere Schwierigkeiten zutage, mit denen sich deutsche Unternehmen konfrontiert sehen:

• E-Mails können nicht versendet oder empfangen werden, weil der Dateianhang zu groß ist
• Dokumente können nicht geöffnet werden, weil Mitarbeiter unterschiedliche Dateiformate verwenden
• Arbeitsaufträge können nicht umgesetzt werden, weil kein Zugriff auf lokal gespeicherte Dateien möglich ist
• Präsentationen können nicht fortgesetzt werden, weil während des Termins der Rechner nicht funktioniert
• Dateien können nicht gesichert werden, weil der freie Speicherplatz auf einem PC nicht ausreicht

Die überwiegende Mehrheit der Umfrage-Teilnehmer ist davon überzeugt, dass es für den Erfolg einer Firma wichtig ist, geschäftliche Dateien jederzeit auch von unterwegs aus bearbeiten zu können (70%) und an einem zentralen Speicherort zu sichern, auf den alle Mitarbeiter bei Bedarf Zugriff haben (84%).

Na wenn da mal nicht eine gute Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management (ECM) Strategie lohnen würde?

Weiterführende Informationen:

• Presseartikel von 1&1

ECM in der SaaS-Variante ist nach einer Studie der d.velop AG derzeit erst für wenige Unternehmen eine interessante Alternative gegenüber der klassischen Inhouse-Implementierung. Allerdings gibt ein Drittel der über 250 befragten Firmen aus dem deutschsprachigen Raum an, dass ihnen das Mietmodell für das Enterprise Content Management noch zu wenig bekannt ist.

Würden die Unternehmen heute vor Neuinvestitionen in eine ECM-Lösung stehen, würden nur 13 Prozent der Befragten statt der herkömmlichen Installation im eigenen Haus auf eine gemietete Applikation zuzugreifen. Weitere 16 Prozent zeigen sich unentschlossen, aber sieben von zehn Verantwortlichen und damit die große Mehrheit könnten sich eine solche Entscheidung nicht vorstellen. Sie präferieren die klassische Methode, bei der die Anwendung samt Betrieb in der eigenen Verantwortung des Unternehmens bleibt.

„Dies zeigt, dass zwar durchaus ein wachsendes Interesse an neuen Betriebsmodellen für ECM-Lösungen besteht, aber einer entsprechenden Entscheidung offenbar trotzdem noch substanzielle Vorbehalte im Wege stehen“, interpretiert Christoph Pliete, Vorstand bei der d.velop AG, die Ergebnisse. „Möglicherweise fehlt es im Markt noch zu sehr an belastbaren Erfahrungswerten, damit sich die Unternehmen beim Enterprise Content Management vertrauensvoll auf ein On Demand-Modell einlassen können“, gibt er zu bedenken.

Für diese Einschätzung spricht auch, dass die typischen Vorteilsargumente für SaaS bei den Befragten durchweg nur eine geringe Zustimmung finden. Lediglich 21 Prozent können sich vorstellen, durch diese Alternative bei den ECM-Investitionen entlastet zu werden, eine Ersparnis beim technischen Aufwand sieht auch nur ein Drittel. Noch weniger bewerten den Nutzen eines standortunabhängigen Zugriffs auf die ECM-Anwendung als vorteilhaft. Einzig dem Argument der schnelleren Projektrealisierung können etwas mehr (38 Prozent) im Falle von ECM in Form eines Cloud-Services folgen.

Im Rahmen der Studie wurden über 450 IT-Experten und Manager von Fachabteilungen befragt. Eine der wichtigsten Ergebnisse dieser Befragung ist die Aussage, dass die Produktivität der Anwender um erwartete 30 Prozent steigt, wenn diese interne Informationen und Dokumente genauso einfach und schnell finden, wie dies im Web möglich ist. Ferner gaben die Befragten an, dass die Qualität im Kundenservice und die Antwortzeiten sich um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen direkt zugreifen und sie untereinander austauschen können.

Zu den weiteren Optimierungspotenzialen gehören:

• Die Produktivität in der Administration eines Unternehmens lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.
• Der Wechsel zu einer rein elektronischen Ablage von Informationen senkt laut Aussage der Befragten den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 Prozent auf 5,9 Prozent, was einer 60-prozentigen Reduzierung entspricht.
• Die Größe der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder sogar um die Hälfte senken, wenn jedes Dokument und jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert wird.
• Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für größere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert nach Einschätzung der Befragten die Effizienz von Projekten hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.
• Die Befragten gaben an, dass Mitarbeiterproduktivität und -engagement sich aus ihrer Sicht durch den Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen um etwa 18 Prozent erhöhen lassen.
• Die Effizienzsteigerung durch den umfassenden mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

Spiegelbildlich zum Nutzenpotenzial von ECM-Technologien zeigt die Studie die großen Herausforderungen auf, denen Unternehmen aufgrund der schieren Menge an Dokumenten und Inhalten auf gemeinsam genutzten Dateiverzeichnissen, in E-Mails, auf Laptops und mobilen Geräten sowie in Papierakten gegenüberstehen.

61 Prozent der Befragten gaben an, dass das Unternehmenswissen in einem schlecht verwalteten Umfeld als erstes leidet. Einem Unternehmen droht dadurch der Verlust seiner Wettbewerbsposition, da schlechtere Entscheidungen gefällt werden und sich keine dem Unternehmen zugängliche Expertise aufbauen lässt. Auch die Innovationskraft nimmt bei mangelnder Zusammenarbeit und eingeschränktem Wissensaustausch Schaden, von den Auswirkungen auf die Produktivität durch ineffiziente Informationsbeschaffung ganz zu schweigen.

Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls große Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen, während 66 Prozent unter einem schlechten und kostspieligen Bild in der Öffentlichkeit litten. Mehr als ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese Daten an einen Wettbewerber oder die Presse weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der größten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar “verheerend”.

Weitere Informationen finden Sie hier: www.domorewithyourcontent.com

In der schriftlichen Kundenkommunikation regiert weitgehend der unpersönliche Massenbrief, weil die Unternehmen ihre Korrespondenz nicht individuell auf den einzelnen Kunden zuschneiden können. Nach einer Erhebung der legodo ag unter mehr als 200 Sales- und Marketingmanagern im deutschsprachigen Raum ist lediglich jede siebte Firma in der Lage, bei großvolumigen Aussendungen inhaltlich gezielt auf die Wünsche und Erwartungen ihrer Adressaten einzugehen.

Bei der Frage, welche Möglichkeiten der individuellen Ansprache außer einer namentlichen Anrede in der Kundenkommunikation mit vielzähliger Aussendung genutzt werden, treten ganz erhebliche Schwächen zutage. So können lediglich 42 Prozent eine regelbasierte Selektion der Informationen für ihre A-, B- und C-Kunden vornehmen. Noch schlechter sieht es bei den weiteren Aspekten einer individuellen Korrespondenz aus: Aktionsorientierte Inhalte wie etwa saisonale Angebote lassen sich nur in gut jedem dritten Fall berücksichtigen, eine kundenbezogene Auswahl von Beilagen ist sogar noch seltener möglich. Ebenso kann nur jedes vierte Unternehmen eine individuell auf den Adressaten ausgerichtete Betreffzeile vornehmen und ist nur selten eine Design-Unterscheidung zwischen Privat- und Geschäftskunden realisierbar. Auch auf die Integration einer persönlichen Nachricht über Freitext wird in drei Viertel der befragten Unternehmen verzichtet, weil dies ihre technischen Lösungen nicht erlauben.

Weiterführende Links:

• Grafiken zur Studie

103 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern hat das auf Marktstudien im IT- und Software-Bereich spezialisierte Institut Pierre Audoin Consultants (PAC) GmbH in Auftrag von Cobra befragt.

Bei der Auswahl einer CRM-Software-Lösung denken Führungskräfte aus Vertrieb, Marketing und Service vor allem an die Effizienz: Eine leichte Bedienbarkeit, Automatisierung und Schnittstellen zum Dokumenten-Management sehen sie als besonders wichtig an. Rein technologische Eigenschaften treten dagegen eher in den Hintergrund.

Der Datenqualität räumen die Unternehmen dagegen einen hohen Stellenwert ein – sie spielt bei den Auswahlkriterien investitionsbereiter Firmen für die CRM-Software eine wichtige Rolle. Kaum ein Unternehmen, so ergab die Analyse, verzichtet heute noch auf den Software-Einsatz in Vertrieb, Marketing und Service. Jedoch ist ein großer Teil der Anwender nur teilweise zufrieden mit der eingesetzten Lösung.

Weiterführende Links:

• Internetseite cobra GmbH

Zu den größten Erzeugern von Unternehmensdokumenten gehören zwei Finanzfunktionen: die Kreditoren- und die Debitorenabteilung. Die Kommunikation in diesen Finanzabteilungen findet nach wie vor größtenteils auf Papier statt. In Europa werden nach einer Studie von Billentis Jahr für Jahr über 30 Milliarden Rechnungen generiert, etwa die Hälfte davon Rechnungen an Endverbraucher und die andere Hälfte Rechnungen zwischen Unternehmen.

Laut der Studie von PBMS lassen sich die typischen Verarbeitungskosten von 13,00 Euro pro Rechnung in mittelständischen und Großunternehmen durch Digitalisierung und Datenextraktion bei Rechnungseingang auf 6,50 Euro pro Rechnung reduzieren.

In der Studie wird deutlich, dass mittelständische und Großunternehmen in Europa die Kosten der Rechnungsverarbeitung dank Digitalisierung um nahezu 30 Mrd. Euro pro Jahr senken könnten. Das höchste nationale Einsparspotenzial hat Deutschland mit 6,11 Mrd. Euro, dicht gefolgt von Großbritannien mit 5,50 Mrd. Euro und Frankreich mit 4,18 Mrd. Euro.

Weiterführende Links:

• Download der Studie
• Internetseite Pitney Bowes Management Services

ECM-Kundenmonitor 2010 – Erneuter Sieger ist Optimal Systems

Zum dritten Mal seit 2007 befragte Pentadoc Radar auch Ende 2010 wieder Anwenderunternehmen zur Zufriedenheit mit der eingesetzten ECM-Lösung. Im Zeitraum von Oktober bis Dezember 2010 nahmen hierzu insgesamt 583 Unternehmen an der Bewertung teil. Sieger wurde erneut der Berliner ECM-Hersteller Optimal Systems. Neben der Anpassbarkeit der Lösung wurden vor allem die Ausfallsicherheit sowie der Funktionalitätsumfang gelobt. Aber auch die anderen Teilnehmer erzielten durchaus hohe Zufriedensheitswerte.

https://www.pentadoc-radar.com

Studie belegt: Mobiles Datenvolumen steigt enormInteressante Zahlen zum allgemeinen mobilen Datenvolumen liefert aktuell Cisco im Rahmen des „Cisco Virtual Networking Index. Demnach steigt das Volumen an mobil übertragenen Daten in den kommenden fünf Jahren um das 30-fache. Dies entspricht einer jährlichen Wachstumsrate von 97 Prozent. Es bedeutet: Von 2010 bis 2015 steigt das monatliche mobile Datenvolumen in Deutschland von 10,66 auf 317,24 Petabyte. Das entspricht der Kapazität von 79,3 Millionen DVDs pro Monat. Der mobile Datenverkehr wächst insgesamt dreimal schneller als der kabelgebundene.

http://www.cisco.com/

Cloud Computing – Top Thema für 2011

Eine aktuelle Studie des Branchenverbandes BITKOM unter den eigenen Mitglieder belegt die hohe Relevanz von Social Media im Marketing vieler Unternehmen. Die am häufigsten eingesetzten Marketing-Kanäle sind aktuell zwar noch die eigene Homepage (98 Prozent), gefolgt von Messen und Veranstaltungen (94 Prozent) sowie Broschüren (92 Prozent). Aber bereits 58 Prozent der befragten Unternehmen geben an, zukünftig vor allem mehr Geld in den Bereich Social Media zu investieren.

http://bitkom.org/

ITK-Ausgaben steigen

Das Wachstum der deutschen Wirtschaft im Jahr 2010 um rund 3,6 Prozent schlägt sich auch auf die Investitionen mittelständischer Unternehmen in Informations- und Kommunikationstechnologien (ITK) nieder. Diese Erkenntnisse liefert eine aktuelle Befragung von 2.500 mittelständischen Unternehmen durch das Marktforschungsunternehmen Techconsult. Der bundesweite Durchschnitt an jährlichen Ausgaben in ITK stieg damit 2010 auf 1.900 Euro pro Arbeitsplatz, hat jedoch den Wert von vor 2009 (2008: 1.910 Euro) noch knapp verfehlt.

http://www.techconsult.de/

Unternehmen entdecken Vorteile von Client Virtualisierung

Eine aktuelle Studie von IDC bestätigt den Trend zum Virtual Client Computing. Gut 60 Prozent der befragten Unternehmen gehen davon aus, dass sich Client-Virtualisierung in den kommenden Jahren am Markt etablieren wird und 17 Prozent rechnen sogar damit, dass Client-Virtualisierung die Art und Weise der Bereitstellung von IT grundlegend ändern wird. Innerhalb der nächsten 24 Monate werden die Investitionen in diesen Bereich laut IDC weiter steigen.

http://www.idc.de/

Zahlreiche Unternehmen in der Region Europa, Mittlerer Osten und Afrika (Europe, Middle East and Africa, EMEA) sehen die Notwendigkeit, einen größeren Teil ihrer IT-Ausgaben für die IT-Entwicklung aufzuwenden. Auf diese Weise wollen sie ihre Leistungsfähigkeit, Produktivität und Profitabilität verbessern. Im Mittelpunkt steht hierbei die Aufteilung der IT-Budgets zwischen den Bereichen Betrieb, Wartung und Entwicklung. Dies sind die Ergebnisse einer Umfrage von SAP unter fast 500 hochrangigen IT-Entscheidern aus acht Ländern über ihr IT-Ausgabeverhalten.

Ein Drittel der befragten Unternehmen gab an, dass ihre IT-Strategie zu sehr darauf ausgerichtet ist, die Funktionsfähigkeit der bestehenden IT-Systeme zu erhalten. Darüber hinaus räumten fast 60 Prozent der Befragten ein, dass ihre IT-Strategie sie daran hindert, Ausgaben im Bereich Entwicklung zu tätigen. Die Gründe für die ausbleibenden Investitionen in IT-Innovationen sind vielfältig: Als häufigstes Motiv nannten 48 Prozent der CIOs die unsichere Wirtschaftslage. Zudem erklärten 39 Prozent, dass gegenwärtig zu viel Geld in den Betrieb der IT-Systeme fließt und somit auf der Entwicklungsseite fehlt. Rund 38 Prozent der Befragten gaben zu, dass die aktuelle Aufteilung des IT-Budgets der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens schade.

Mangelnde Investitionen in IT-Innovationen wirken sich negativ auf die Geschäftsentwicklung aus: So gaben 44 Prozent der Unternehmen an, dass fehlende Budgets für die IT-Entwicklung direkt zu einem Produktivitätsverlust geführt haben. 43 Prozent waren sogar der Meinung, sie hätten aufgrund der geringen Investitionsausgaben Einsparungspotenziale vertan. Mehr als die Hälfte aller Befragten glaubt, durch höhere Ausgaben im Bereich IT-Entwicklung ihren wirtschaftlichen Mehrwert verbessern zu können. Auf die Frage, wie sich der Mangel an Investitionen in IT-Innovationen über die nächsten drei Jahre auf das Geschäft auswirken werde, antwortete ein Drittel der CIOs, dass sie mit geringerem Umsatzwachstum rechnen. Zudem befürchten 38 Prozent, dass sie Verordnungen und Compliance-Anforderungen nicht einhalten können.

In die Umfrage flossen Antworten aus 487 Interviews mit führenden IT-Entscheidern aus acht Ländern (Großbritannien & Nordirland, Russland, Deutschland, Vereinte Arabische Emirate, Frankreich, Saudi-Arabien und Katar) ein.

Der IT-Markt ist auf einem hohen Reifegrad angelangt. Es geht nun darum Projekte angeschaffte Lösungen des letzten Jahrzehnts im Bereich Kosten/Nutzen auf den Prüfstand zu stellen und ggf. bestehende Systeme durch effizientere, und zeitgemäßere bzw. insgesamt professionellere Lösungen zu ersetzen. Dies ist gerade im Bereich des eCommerce erkennbar. Weg von der reinen Verkaufsplattform, hin zu integrativen Kundenevaluierungs- und Bindungssystemen. Die Evolution der klassischen IT-Lösungen hat damit laut techconsult wesentlichen Einfluss auf die Trendthemen des Jahres 2011.

Auf den Bereich ECM gespiegelt sind es 2 Themen, welche auch dort eine immer wichtigere Rolle spielen: Mobiles Internet und Cloud Computing.

Das mobile Internet hat einen steinigen Weg hinter sich gebracht. Die Entwicklung, geprägt von der ständigen Einführung neuer Technologien, wurde häufig aufgehalten und ausgebremst. Mit der Etablierung von modernen Datenübertragungstechnologien bzw. dem UMTS Netz und dem Datenbeschleuniger HSDPA , benutzerfreundlichen Endgeräten und bezahlbaren Daten-Flatrates erlebt das mobile Internet nun seinen häufig angekündigten Boom.

In Deutschland besitzen bereits 40 Prozent der Deutschen ein UMTS-Mobiltelefon inkl. Datentarif – 20% der Deutschen nutzen das mobile Internet. Der Umsatz mit mobilen Datendiensten wächst kontinuierlich und verdreifacht sich von 1,6 Mrd. Euro im Jahr 2007 auf 5,7 Mrd. Euro im Jahr 2012. Für Telekommunikationsanbieter bedeutet dieser Trend parallel den ersehnten Ausgleich der rückläufigen Umsätze mit den herkömmlichen Sprachdiensten.

Das mobile Interneterlebnis entwickelt sich im Consumer- und im Business-Umfeld immer häufiger zur Selbstverständlichkeit. Mobile (SW-)Lösungen bzw. Apps sind längst nicht mehr nur als Unterstützung für den Außendienst und Vertrieb an der Tagesordnung. Das inzwischen nicht mehr aufzuhaltende Hineintragen von privaten Gewohnheiten in den Arbeitsalltag – speziell hinsichtlich der Konsumierung von Inhalten und Diensten – führt dazu, Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem verschwimmen zu lassen. Entwicklungen wie bspw. Location Based Services (LBS) und Augmented Reality (AR) drängen daher, nach dem sozialen Netzwerk Facebook, vermehrt in den Business-Alltag.

Cloud Computing hat 2010 den IT-Markt wie kein zweites Thema bewegt. Allerdings fand die größte Dynamik noch auf der verbalen Ebene – der Diskussion über dieses Thema – statt. Entsprechend trägt der Cloud-Computing-Markt (reine Cloud-Services, ohne den Aufbau von Cloud-Rechenzentren) in Deutschland mit seinem Volumen von 388 Mio. Euro erst ein halbes Prozent zum IT-Markt in Deutschland bei. Aber der Cloud-Markt gewinnt zunehmend Fahrt. Für 2011 rechnet techconsult mit einem Zuwachs des B2B-Geschäfts von über 45 Prozent auf 564 Mio. Euro, womit Cloud Computing den übrigen IT-Markt hinsichtlich der Wachstumsrate deutlich in den Schatten stellt. Die Cloud-Service-Anbieter werden mit zunehmend vollständigeren Portfolios und geeigneter Marktansprache die Bedürfnisse der Kunden adressieren – denn Cloud Computing ist kein reiner Hype, sondern entspricht den Bedürfnissen vieler Unternehmen. So weist bei fast 40 Prozent der deutschen Unternehmen der Geschäftsverlauf regelmäßige deutliche Belastungsspitzen auf und bei einem Viertel reicht das IT-Budget nicht für die eigentlich erforderlichen Investitionen. Auf der anderen Seite bestehen vor allem Sicherheitsbedenken, die sich aber häufig durch die tatsächliche Affinität zu Internet-basierenden Lösungen relativieren. Auch die zunehmende Berichtspflicht des CIO gegenüber dem CFO dürfte die Marktdiffusion von Cloud Computing fördern.

Weiterführende Links:

• Homepage techconsult